虛擬團隊的意義和如何管理

更新時間:2024-04-06
隨著最近的大流行加速了遠程工作的既有趨勢,我們都有很多東西要學。這種突如其來的轉變催生了新的工作方式和管理工作。這既有好處也有挑戰,但有很多方法可以有效地管理您的虛擬團隊,提高他們的生產力,并創造積極的工作文化,即使不在辦公室。
虛擬團隊

什么是虛擬團隊?

虛擬團隊是一群主要或完全通過電子通信進行溝通的人。虛擬團隊也稱為遠程團隊或分散團隊。

虛擬團隊是一種新型的工作組織形式,它打破了傳統的地域和組織界限,通過信息技術將不同地域、不同組織的人員連接起來,共同完成特定的任務和目標。虛擬團隊的人員可能來自不同的組織、不同的城市、甚至不同的國家,他們通過電子郵件、在線會議、即時通訊等工具進行溝通和協作。

選擇遠程管理團隊的原因有很多,包括:
  • 降低辦公成本。?企業可以縮小辦公空間或將其完全拆除,從而節省技術和公用事業成本。一份報告估計,企業在使用遠程工作者時每年可節省?10,000 RMB
  • 員工范圍更廣。?遠程工作的興起意味著許多企業正在招聘地理上分散的員工——這意味著他們不再局限于本地人才。
  • 工作是 24/7。?遷移到遠程工作空間可讓您利用不同國家/地區的不同時區,實現 24/7 全天候覆蓋。

與虛擬團隊合作時要開發的重要領域

  • 生產力。?確保您的團隊即使相距數英里,也能保持高效。如果沒有面對面的互動,您將需要開發新的方法來監控生產力并確保工作按時完成。幸運的是,有很多遠程工作工具可以幫助解決這個問題。
  • 文化。?建立強大的團隊文化很重要,盡管很少(如果有的話)面對面的會議。創造積極的文化有很多好處——包括改善幸福感、提高生產力和減少員工流動率。
  • 通信。?保持聯系并不需要僅僅因為它是通過視頻通話和消息傳遞平臺而不是通過飲水機完成的,就變得不那么有效或令人愉快。
  • 入職。?讓新團隊成員在您的虛擬環境中感到受歡迎并做好準備。入職需要有凝聚力、徹底和無縫銜接——尤其是當員工加入他們可能從未見過的虛擬團隊時。
  • 科技。?為遠程工作者使用正確的工具和技術。管理虛擬團隊的最大優勢之一是有機會利用豐富的工具和技術。

如何管理虛擬團隊的生產力

1. 確保系統設置到位

如果沒有一個明確的、標準化的虛擬團隊系統,生產力可能會迅速下降。從一開始就建立系統意味著團隊成員可以做出決策、有效溝通和解決問題,而無需動不動就聯系他們的經理。
像共享文檔這樣簡單的東西,可以解釋程序、策略,并列出同事的職位和聯系方式,這意味著新團隊成員和現任團隊成員都可以快速找到他們需要的信息,而不需要在進行過程中弄清楚事情。

2. 制定最適合您的遠程團隊的時間表或靈活安排

企業和員工都喜歡遠程工作帶來的靈活性。然而,存在著一種風險,即過多的靈活性可能會損害生產力。例如,如果團隊成員在一天中的不同時間工作,他們可能無法與需要的人溝通。
遵守時間表,即使是靈活的時間表,也將有助于實現這一目標。安排時間用于處理需要虛擬團隊合作的特定項目,或通過消息傳遞平臺或視頻通話進行每日簽到,將確保每個人都一起工作,同時仍然提供靈活性。

3. 準備好一個用于輸出和生產力跟蹤的系統

在辦公室里,我們可以親自見到我們的團隊成員并親自檢查項目。對于虛擬團隊來說,這并不容易。幸運的是,有很多工具可以跟蹤產出和生產力——其中一些我們將在本文后面討論。
例如,如果您管理一個處理銷售電話的虛擬團隊,您可以使用?科能融合通信系統的實時績效數據軟件來關注您團隊的關鍵績效指標 (KPI)。不要忘記向你的團隊傳達你的跟蹤KPI的方式以及它們是什么。這樣,他們就知道對他們的期望是什么,并可以確保他們實現目標。

4. 考慮安排與不同時區的團隊成員一起工作

地理位置分散的遠程團隊越來越普遍,隨之而來的是不同的時區。如果您管理一個跨不同時區的虛擬團隊,那么重要的是您不要過分重視整個團隊在一天中的特定時間“在線”或在設定的時間提交工作,這些時間可能超出了不同時區團隊成員的標準辦公時間。

5. 鼓勵文檔和電子表格中的協作

在線交互式文檔和電子表格是鼓勵協作和凝聚力、跟蹤項目以及將信息放置在可訪問、可編輯位置的好方法。?協作工具允許多人實時編輯電子表格和文檔并發表評論??梢詫⒔ㄗh留給其他團隊成員、部門或經理,以便在他們下次打開文檔時進行檢查。

如何在虛擬團隊中創造文化

1. 與遠程團隊成員溝通并傾聽他們的意見

如果沒有面對面的接觸,溝通在虛擬團隊中就顯得尤為重要。作為團隊領導者,向團隊傳達您的期望是關鍵。然而,你也要傾聽你的團隊成員的意見,這一點也很重要。像每月一次的一對一敘舊這樣簡單的事情將使虛擬團隊成員有機會與您公開聊天并交流他們可能遇到的任何問題。

2. 培養虛擬關系

虛擬團隊的成員可能永遠不會親自見面,但這并不意味著他們彼此之間不能建立良好的專業關系。如果你正在管理一個虛擬團隊,那么培養這些關系是很重要的。鼓勵跨消息傳遞平臺進行溝通是建立有效虛擬關系的良好開端,特別是如果同事在此渠道中有一個空間可以創建一對一或沒有經理的小組。

3. 強調你的公司文化和價值觀

員工重視具有強大價值觀和積極工作文化的公司。沒有這一點,遠程員工可能不會加倍努力,推動自己在工作中創新和高效。明確你是誰,你代表什么,以及對你的員工的期望——即使在辦公室之外。

4. 舉辦虛擬團隊建設和活動

作為虛擬團隊的經理,強調公司的價值觀和文化,并密切關注員工滿意度至關重要。友誼賽、每周快照挑戰或定期的“好消息”對話都是與團隊互動和培養關系的有趣方式。每月的遠程團隊建設活動,例如在線游戲、虛擬測驗,甚至是在家尋寶游戲,都提供了相互聯系并創造強大公司文化的機會。

5. 定期與遠程團隊成員簽到

定期簽到有助于您與團隊進行有效溝通,并減少遠程工作者感到孤立的機會。無論是每月一次的一對一、每日視頻通話還是每周更新,定期簽到都能讓每個人都保持聯系,并為團隊溝通和協作提供大量機會。

6. 建立隨意溝通的渠道

我們已經提到了培養虛擬關系的重要性。為休閑、非工作對話創造一個空間是其中的重要組成部分,并鼓勵健康的工作與生活平衡。在虛擬團隊中,我們沒有飲水機或午休時間與同事聊聊個人事務。在虛擬消息傳遞平臺或虛擬休息室上建立休閑、非工作溝通渠道是一個很好的開始。如需更多想法,請查看我們的指南,了解如何在遠程團隊中創建虛擬飲水機對話。

7. 考慮面對面會面

如果您的團隊在地理位置上足夠接近,那么創造面對面交流的機會將鞏固您在網上建立的關系和文化。這可以是面對面的團隊建設活動,甚至是每月一次的歡樂時光,你們都可以在周五晚上面對面見面。

如何鼓勵虛擬團隊內部的良好溝通

1.選擇正確的溝通方式

當我們在數字消息傳遞平臺上進行交流時,面對面交流的許多細微差別都會丟失。如果沒有面部表情、手勢和我們通常在說話時表現出的額外肢體語言,就很難進行有效的溝通。雖然并非所有虛擬團隊都具有相同的溝通方式,但重要的是要記住,通過消息傳遞平臺聊天不需要像電子郵件那樣正式。鼓勵使用笑臉和其他表情符號和隨意的語言是傳達您希望親自看到的溫暖和積極的好方法。

2. 為您的遠程團隊會議創建節奏和例行程序

遠程團隊會議通常通過視頻會議進行,我們都知道當我們不參加面對面會議時,“關閉”是多么容易。為您的虛擬會議創建節奏和例行程序有助于讓包括您在內的每個人保持參與。這可能意味著每次會議都以簽到開始,定期休息進行長時間的會議,并每周要求不同的團隊成員在通話結束時總結會議。

3. 建立項目管理系統

創建一個清晰、標準化的項目管理系統將確保您能夠跟蹤項目,并且團隊成員擁有他們需要的所有信息和資源。項目管理系統可能包括任務和子任務的截止日期、用于報告進度和時間表的共享文檔和工作區,以及用于隨著項目發展定期簽入的日歷。

4. 定期在聊天室交流

遠程團隊在經常溝通時效果最好。每日或每周簽到、定期更新以及“打卡”和“打卡”消息是確保您的聊天室定期檢查的簡單方法。

5.防止聊天和電子郵件過載

雖然定期的團隊溝通是關鍵,但持續的消息和電子郵件可能會分散團隊成員的注意力,甚至使他們更難找到所需的信息。
一些簡單的方法可以防止虛擬團隊的聊天和電子郵件過載,包括針對不同主題和項目對聊天室進行分段,包括電子郵件和消息中相關文檔的鏈接,每天安排一次“廣播”來共享信息,以及在消息或任務復雜時致電一個或多個團隊成員而不是消息。

6. 有一個開放的空間來提出問題

如果您在辦公室管理團隊,您可能有“門戶開放”政策或每周的“辦公時間”供員工提出問題。你沒有理由不能在虛擬環境中做到這一點。每周一次的虛擬辦公時間,通過指定的溝通渠道或定期的一對一交流,讓團隊成員有機會提出問題。

如何為您的虛擬進行正確的入職培訓

1. 招聘時一定要強調你的虛擬文化
入職流程是反思您的虛擬文化的好時機。告訴潛在的遠程員工您的每周活動和簽到情況,并強調虛擬團隊的文化和價值觀,將有助于你們確定他們是否適合,并希望吸引渴望接受您的文化的新虛擬團隊成員。

2. 為虛擬入職創建標準工作流程

加入一家新公司對任何人來說都可能令人傷腦筋,而加入虛擬團隊缺乏標準的“上班第一天”所具有的即時面對面交流。為虛擬入職創建一個標準流程,包括定期簽到、虛擬介紹或為新員工指定一個“伙伴”,這將有助于您的新虛擬團隊成員在您的在線工作環境中感到參與和受歡迎。

3. 對您的虛擬系統進行徹底而全面的簡報

虛擬團隊使用通信平臺和項目管理系統來取代面對面的互動。新員工應從一開始就全面了解這些情況。創建新員工可以輕松訪問的共享文檔或視頻教程也意味著他們在找到自己的方式時擁有大量資源。

虛擬團隊的工具和技術

視頻會議技術

視頻會議改變了虛擬工作,使溝通更加簡化和有效。?科能融合通信系統Video?提供了一個安全的視頻會議平臺,具有許多出色的功能,例如屏幕共享、注釋、分組討論室等。

團隊協作工具

在線團隊協作工具可以提高生產力,增強團隊溝通,并在虛擬團隊中培養創新文化。促進文件共享、文檔和電子表格編輯的工具是必不可少的,尤其是當它們與您的視頻會議解決方案集成時。

生產力跟蹤工具

跟蹤生產力的一種簡單方法是充分利用現有的生產力跟蹤工具。這些可以讓您跟蹤在項目上花費的時間、團隊成員的每日和每周產出,并跟蹤團隊的 KPI。

項目管理工具

項目管理工具可讓您跟蹤虛擬團隊中各個項目和任務的進度、設置截止日期和時間表、組織和分配任務以及跟蹤預算或報告等其他因素。

入職技術

技術還可以幫助順利完成入職流程。入職技術的示例包括將培訓流程設置為項目管理系統的一部分,為新員工的進度和績效創建虛擬跟蹤器和清單,以及創建可共享的文檔、視頻和電子表格,新員工可以在整個培訓過程中和之后訪問。

管理良好的虛擬團隊的好處

提高生產力。?充分利用靈活的日程安排、共享資源、協作軟件和生產力跟蹤器,確保您的團隊可以專注于他們的工作并實現高水平的生產。更多創新。?與感到與同事脫節的虛擬團隊成員相比,具有強大溝通和協作文化的虛擬團隊將能夠在更高的水平上進行創新。改進了多功能性和靈活性。?虛擬工作需要一定程度的多功能性和靈活性。鼓勵您的虛擬團隊采用多種工作方法,在這種工作方式中,項目可以發生變化并出現問題,并為他們提供適應工具,這將培養出優秀的員工。更好的協作。?共享、協作的文檔和項目可幫助團隊成員通過彼此的眼睛看待工作。這培養了一種富有成效和協作的虛擬團隊合作文化。士氣高漲。?遠程工作有時會讓人感到孤立。本指南中的提示將幫助您的員工感到自己是積極團隊的一部分,即使他們從未見過面,也不會感到孤獨。您的虛擬團隊是否準備好了正確的工具?您希望您的虛擬團隊做到最好嗎?虛擬團隊依靠技術和工具來促進溝通、協作和創新??颇苋诤贤ㄐ畔到y提供了一個單一的集成平臺,用于管理您的遠程團隊,具有一系列功能和優勢。如果您想了解更多關于如何充分利用您的虛擬團隊的信息,請立即申請 科能融合通信系統演示。

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